Introduzindo o desafio

No contexto da pandemia de Covid-19, o modelo de trabalho remoto se tornou muito popular em 2020, como solução à necessidade do isolamento social. Segundo a Agência Brasil¹, 46% das empresas brasileiras tinham adotado o home office em abril daquele ano. Já no segundo semestre, esse número já tinha aumentado para 90%². Contudo, com mais de 60% dos brasileiros vacinados com ao menos a primeira dose³, o retorno ao trabalho presencial já passa a ser reconsiderado.

O Grupo FCamara está estudando a reabertura dos escritórios de Santos e São Paulo para o modelo híbrido de trabalho: a ida ao espaço físico da empresa fica à critério do funcionário. Para que esse retorno às atividades presenciais seja feito de maneira segura para todos, a instituição nos apresentou o seguinte desafio:

“[…]Criar uma aplicação web, onde o consultor deverá realizar o agendamento, com dia e horário, para poder ir ao escritório.”

Tendo essa problemática em vista e com o prazo de 15 dias, nossa equipe, composta por uma UX/UI Designer e três Desenvolvedores Front-end e Back-end, colocou as mãos na massa.

Partindo pra pesquisa

Como única UX do squad, o contato frequente e a comunicação clara com os desenvolvedores foi fundamental para dar início a research do projeto. Alinhamos logo no início sobre as plataformas e ferramentas a serem utilizadas durante a trajetória — utilizamos o Trello e o Notion para organização central do processo e o Figma, Miro, Maze e Google Forms para sua execução.

Matriz CSD com post-its amarelos para as certezas, verdes para as suposições e laranjas para as dúvidas. — Matriz CSD

Começamos pela criação da matriz CSD. Conduzi com o time um momento de brainstorming onde discutimos as certezas e suposições sobre o projeto, além de listar as dúvidas que tínhamos em relação ao usuário e possíveis funcionalidades.

Já com a noção do que precisávamos descobrir e nos aprofundar, seguimos com o processo.

Parti para criação da Pesquisa com o Usuário, feita pelo Google Forms. Além disso, também fiz algumas pesquisas por canal de voz e texto no Discord. Os principais achados foram:

A maioria dos funcionários tem até 24 anos.

Os colaboradores preferem o modelo híbrido ao presencial ou totalmente remoto.

A limitação do número de funcionários, vacinação dos colaboradores e agendamento das idas ao escritório foram as situações mais determinantes para o retorno seguro ao modelo presencial.

Falta de interação social e ausência de um local reservado para trabalhar foram as dificuldades mais marcantes em relação ao trabalho remoto.

Os colaboradores preferem agendar apenas a data da ida ao escritório; e não dão tanta importância à escolha da estação de trabalho.

O usuário prefere agendar uma data por vez ao invés de múltiplas datas.

Caso não possa comparecer na data agendada, o usuário prefere cancelar o agendamento e marcar novamente em outro momento à opção de remarcar.

Sobre as opções de lista de espera e agendamentos de emergência em caso de capacidade máxima de agendamentos atingida, constatei também que a preferência era por deixar o agendamento para outro dia. Portanto, enquanto equipe, deixamos essas funcionalidades para as próximas versões da aplicação.

Com os resultados das pesquisas em mãos, pudemos definir nosso MVP (Minimum Viable Product — em português, Mínimo Produto Viável).

Os jovens da Tecnologia preferem o home office, mas sentem falta do “olho no olho”

Sabíamos que o usuário tinha preferência pelo modelo remoto, mas que gostaria de usar o escritório em momentos pontuais, algumas horas por semana. Sua principal dor era a falta de interação social, o que pode ter atrapalhado a formação de laços fortes e com os colegas e comprometido o trabalho em equipe.

Além disso, um estudo⁴ feito pelo Instituto Becker Friedman apontou que no home office, os funcionários estão trabalhando mais horas e sendo menos produtivos. Algumas das causas podem ser: a) as distrações que se tem dentro de casa, quando não há um ambiente reservado para o trabalho; b) a dificuldade de desassociar o momento de trabalho do momento de descanso, que no modelo remoto acontecem no mesmo ambiente físico; e c) a sobrecarga de trabalho faz com que o colaborador tenha menos tempo para se dedicar aos seus hobbies e outras atividades, deixando-o mais cansado, menos motivado e consequentemente, menos produtivo.

Com isso em vista, projetamos um MVP que fosse simples e prático

Nosso produto deveria possibilitar ao usuário de maneira intuitiva o agendamento da data em que ele fosse ao escritório e da estação de trabalho que ele iria de usar, reservando-a para o dia inteiro visando a biossegurança e a higienização do local.

BENCHMARKING

Ao analisar a concorrência, constatei que a maioria baseava o agendamento na escolha da estação de trabalho, o que não condizia com nossa pesquisa, já que nosso usuário não se interessa muito no lugar onde vai sentar. Percebi ainda que, também indo de encontro com nossa persona, era dada a possibilidade de agendamento de vários dias. Decidimos não nos basearmos nesses atributos.

Encontrei também algumas funcionalidades que fizeram mais sentido para o nosso produto, como mostrar quantos agendamentos foram feitos em tempo real, enviar e-mails para confirmação e integrar a agenda do sistema com outros aplicativos de calendário. Em reunião com os desenvolvedores, pudemos definir quais dessas funções poderiam ser aproveitadas para nosso MVP e quais seriam destinadas versões futuras do produto.

Os concorrentes analisados foram empresas de agendamentos de estações de trabalho e de reservas de lugares no geral, tais como a MySeat by Atos, Wiser XP, Desk4Me e Reservio.

NOSSA PERSONA

A criação da persona foi baseada nos resultados da pesquisa com o usuário, limitando ao público alvo do produto: colaboradores que morassem no estado de São Paulo e tivessem a opção de trabalho presencial.

Descrição visual da persona do FCalendar, Mariana. — Persona. Clique na imagem para abrir no arquivo original

JORNADA DO USUÁRIO

Para ter uma visão ampla do comportamento do usuário, poder estabelecer nossos pontos de oportunidade e ainda gerar empatia da equipe pela persona, desenvolvi uma Jornada do Usuário simples e objetiva, assim como nosso produto.